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【ビジネスマナー】会社での電話応対が心配?電話の受け方マナーの基本は?

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社会に出て、知らないと損をするのが社会人としてのマナーについて。
新人研修がある会社ならしっかり叩き込まれるマナーですが、研修のない会社もあります。
知らないまま数年が過ぎてしまえば、苦手を避けて電話に出ないという方もいらっしゃるかもしれませんね。
しかし、電話に出ない若手は仕事ができないと思われがち。印象は良くありません。
電話応対への苦手をなくして、率先して電話に出られるようになりませんか?
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電話応対マナーは社会人の必須教科

社会人になれば、電話応対は避けては通れないですよね。
電話が鳴るたびに、ドキドキ。なるべく自分が出ないで済むように、逃げていたのを覚えています。

しかし、電話に率先して出る、というのは若手の基本です。
マナーさえ知っていれば、後は数をこなして、自分の力に変えていけば大丈夫。

まずはこれだけ!というマナーを身につけましょう。

電話応対 基本のマナーとは?

まずは、電話応対をするときは、ペンとメモ帳を近くに置くこと。いつでもメモが取れる状態でスタートです。

電話を受ける流れ

電話は2コールまでで出るようにしましょう。
それ以上になった場合、「お待たせしました」の言葉をつけて電話に出ます。

「はい、〇〇会社〇〇部です。」

普段何気なく使う「もしもし」という言葉はビジネスシーンではNGです。

相手が名前を名乗ったら
「△△会社の△△さんでいらっしゃいますね」
と復唱して確認しましょう。

名前を名乗らない場合は、
「大変恐れ入りますが、御社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか」
と確認しましょう。

「営業部 部長の鈴木でございますね。少々お待ちいただけますか。」
身内は呼び捨て。敬語は使いません。

保留ボタンを押して、名指し人を呼び出します。

くれぐれも、手で受話器を押さえて、「鈴木さーん!」と呼ばないように!
相手にも聞こえていますよ。

もしも名指し人がいなかったら

名指し人がいない場合は、お詫びをし、取り次げない理由と連絡のつくタイミングを伝えます。
「お待たせいたしました。大変申し訳ございません。ただ今鈴木は外出中で、15時ごろに戻って参る予定でございます」

折り返し電話をした方が良いのか、相手に委ねる言い方で聞きます。
「鈴木が戻って参りましたら、こちらから△△様へお電話を差し上げますが、ご都合はいかがでしょうか。」

相手が納得した場合、電話番号を聞きます。
「それでは、念のために、△△様のお電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。」

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教えてもらった番号を復唱。
「03-****-****ですね。ありがとうございます」

「それでは、鈴木が戻りましたら、△△様へ電話をするように申し伝えます。
お電話を受けました、私、田中と申します」

電話を切る場合は、かけてきた相手が切るまで待ちましょう。

ちなみに、自分がかけた場合は、こちらから切るのがマナーですが、心の中で3秒数えてから、フックを指で押して切るのがスマートです。
受話器を置いて切ると、「ガチャン!」と音が聞こえてしまうので、雑な印象を与えてしまいます。

最後まで気を抜かないようにしましょう。

伝言メモの残し方は?

不在の方に折り返しの電話をしてもらう場合、メモを残すこともありますよね。
メモのフォーマットが決まっている場合はそれに合わせれば良いのですが、ない場合は、
・いつ電話があったのか、日にちと時間
・誰からの電話か 会社名、部署名、相手の名前
・要件
・相手の電話番号
・電話を受けた人(この場合はあなたの名前)
をメモに残します。

名指し人が戻ってきたら、口頭でも「留守中にお電話がありました。メモを置いてありますので、ご確認お願いいたします」と伝えましょう。

 

 

電話応対も、数を重ねれば上手くできるようになります。
若いうちに、失敗も重ねつつ、上達してしまいましょうね。

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